Admin Kita

Datenschutzerklärung – Admin Kita

Stand: 27.09.2026

1. Verantwortlicher

Admin Kita

Vertreten durch den Vorstand.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kindern, Sorgeberechtigten und Beschäftigten

  • zur Erfüllung des Betreuungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
  • zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus SGB VIII, KitaFöG Berlin, IfSG, DGUV sowie Steuer- und Arbeitsrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
  • zur Wahrung des Kindeswohls (§ 8a SGB VIII),
  • sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), insbesondere für Foto- und Videoaufnahmen sowie Gesundheitsdaten.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Stamm- und Kontaktdaten, Gesundheitsdaten (Allergien, Medikamente, Pflegedokumentation), Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten, pädagogische Dokumentation, Fotos, Kinderschutzunterlagen, Beschäftigten- und Abrechnungsdaten, Finanz- und Buchungsdaten sowie Kommunikationsinhalte, die angemeldete Personen einander innerhalb der Anwendung schreiben (Nachrichten und deren Dateianhänge).

4. Anfragen für einen Betreuungsplatz

Wenn Sie einen Betreuungsplatz für Ihr Kind anfragen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dafür mitteilen: Name, Geschlecht und Geburtsdatum des Kindes, den gewünschten Betreuungsbeginn, Hinweise zu Geschwisterkindern und gegebenenfalls einen Förderbedarf, außerdem Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Sorgeberechtigten. Dazu kommen unsere Notizen zum Stand der Anfrage und, falls es dazu kommt, der Grund einer Absage.

  • Zweck und Rechtsgrundlage: Wir planen damit die Vergabe der Plätze und halten während des Aufnahmeverfahrens Kontakt zu Ihnen. Das geschieht auf Ihre Anfrage hin, als Schritt vor einem möglichen Betreuungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Einen Förderbedarf erfassen wir nur, wenn Sie ihn uns ausdrücklich mitteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
  • Wer die Angaben sieht: der Vorstand und die Personen der Kita, die der Vorstand für die Platzvergabe freigeschaltet hat. Gespeichert werden die Angaben bei den unter „Empfänger und Auftragsverarbeiter“ genannten Dienstleistern. An andere geben wir sie nicht weiter.
  • Freiwilligkeit: Ihre Angaben sind freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Sie aber nicht über einen freien Platz informieren.
  • Weitere Sorgeberechtigte: Nennen Sie uns die Kontaktdaten einer weiteren Person, geben Sie diese Hinweise bitte an sie weiter.
  • Speicherdauer: Solange Ihre Anfrage läuft, bewahren wir sie auf. Nach einer Absage löschen wir sie samt Ihrer Kontaktdaten sechs Monate nach der letzten Änderung; ruht eine Anfrage, wird sie nach zwölf Monaten ohne Änderung gelöscht. Wird Ihr Kind aufgenommen, übernehmen wir die nötigen Angaben in die Verwaltung des Betreuungsverhältnisses und löschen die ursprüngliche Anfrage sechs Monate nach der Aufnahme. Sie können Ihre Anfrage jederzeit zurückziehen; dann löschen wir sie sofort.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur digitalen Verwaltung setzen wir die Plattform „kitanaut" als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Abhängig von den genutzten Funktionen werden folgende Unterauftragsverarbeiter eingebunden:

  • Hetzner Online GmbH (Server-Hosting) – Hosting von Anwendung, Datenbank und Dateien; Sitz: Deutschland (EU); EU – keine Drittlandübermittlung
  • Resend (E-Mail-Versand) – Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails; Sitz: USA; USA – EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln

Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks bzw. von Standardvertragsklauseln.

6. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt (u.a. Betreuungsverträge 5 Jahre, Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre, Lohnunterlagen 6 Jahre, Verbandbuch 5 Jahre). Nachrichten, die Nutzende einander innerhalb der Anwendung schreiben, werden nach zwölf Monaten automatisch gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren – zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI).